Een nieuw marketinginstrument om verhuur van leegstaande kantoorruimte te vergroten.

Om de kans op verhuur in de huidige kantorenmarkt te vergroten, is het nodig om je te onderscheiden van je concurrenten. De gebruikelijke weg om een pand aan te prijzen is door middel van advertenties, projectborden, brochures en mailingen. Een reeds beproeft maar minder toegepaste mogelijkheid is het inrichten van een voorbeeld-opstelling, een modelkantoor. Juist in de huidige markt kun je je met een modelkantoor onderscheiden van andere aanbieders van kantoorruimte.

Het concept
Als je naar een showroom gaat om naar een nieuwe auto te gaan kijken, tref je voornamelijk de uitgebreide versie aan, inclusief leren bekleding, cruise control, airconditioning, elektrisch bedienbare ramen etc.. Bij kantoorruimte kan dit wel eens anders zijn. Om de klant te overtuigen moet je ook in de kantoorruimte je optimaal presenteren door middel van een modelkantoor. Met dit concept is Huijbregts & Ritter op zoek gegaan naar een win – win situatie voor alle betrokken partijen.

Het modelkantoor
De basisgedachte van het modelkantoor is het inrichten van een kantoorruimte in een casco kantoorgebouw. Hierbij wordt een beperkt aantal kantoorkamers gerealiseerd door middel van projecttapijt en systeemwanden. In de desbetreffende kantoorruimte wordt een aantal werkplekken geplaatst. Alles in overleg met de verhuurder en op basis van de beschikbare ruimte. Dit geheel kan op verzoek van de opdrachtgever verder worden aangevuld met onder meer de volgende zaken:
- Planten op hydrocultuur;
- Dummy computers en telefoons;
- Interne bewegwijzering;
- Kunst;
- Indelingsschetsen;
- Aangepaste verlichting (bijv. boven vergadertafel);
- Plaatsen modelpantry;
- Zonnewering aan de binnenzijde.

Wanneer een modelkantoor?
Een modelkantoor moet je niet in elk leegstaand kantoorgebouw toepassen. Casco opgeleverde nieuwbouwpanden zijn uitermate geschikt voor een modelkantoor. Maar ook reeds bestaande, gedateerde panden waarbij de verhuurder nog geen grote verbouwingsuitgaven wil doen, zijn uitermate geschikt voor het inrichten van een modelkantoor. Wel gaat het voornamelijk op voor panden vanaf circa 2.000 m⊃2; kantoorruimte.

Hoelang staat een modelkantoor?
In de basis wordt een modelkantoor geïnstalleerd voor een periode van zes maanden, of zoveel eerder als er zich een huurder aanbiedt. Deze periode is voor alle partijen overzichtelijk. Voor de verschillende leveranciers zijn de afschrijvingskosten voor de verschillende onderdelen relatief laag. Daarna zal door partijen gezamenlijk worden bekeken of prolongatie zin heeft.

De kosten
Doordat de verschillende partijen tegen gereduceerde vergoeding leveren, kunnen de lasten laag blijven. Daar elk modelkantoor weer maatwerk is, laat het zich moeilijk in bedragen uitdrukken. Procentueel zullen de kosten 30% tot 50% van de prijs bedragen, die door de leveranciers normaal gesproken in rekening wordt gebracht. Het initiele bedrag wat door een opdrachtgever betaald moet worden is voor het plaatsen en verwijderen van het modelkantoor voor een periode van 6 maanden. Indien een verhuurder een langere periode wenst, zal er na deze periode per kwartaal een relatief lage vergoeding in rekening worden gebracht. De algemene coördinatie ligt Huijbregts & Ritter waardoor de verhuurder voor de gehele afwikkeling van het modelkantoor slechts één aanspreekpunt heeft.

Voordelen voor de verschillende partijen.

De verhuurder
Met name voor de verhuurder zijn er veel voordelen te noemen.
- Grotere kans op snelle verhuur. Kortere leegstand komt ten goede van rendementen.
- In de huidige markt moeten aanbieders van kantoorruimte zich onderscheiden van hun concurrenten. Door een voorbeeld-opstelling onderscheid je je van de geheel leegstaande kantoorgebouwen.
- Extra marketing instrument. Verhuurder kan een open dag organiseren naar aanleiding van het realiseren van het modelkantoor. Het verwerken van het foto's van het modelkantoor in je brochures en op de internetsite kan een extra aantrekkingkracht hebben. Het modelkantoor kan aanleiding zijn om een nieuwe mailing te versturen en reeds afgehaakte kandidaten kunnen weer enthousiast worden gemaakt.
- Door op basis van het modelkantoor op voorhand een kostenraming te maken voor het gehele kantoorgebouw, kan er een inzicht worden verkregen in de kosten voor inrichting. Indien gewenst kan een verhuurder dit als een pakket met een opslag in de huur aanbieden. Hiermee kan direct de concurrentie worden aangegaan met de reeds ingerichte kantoorgebouwen.

De potentiële huurder
Ook voor een huurder zijn er meerdere voordelen te noemen:
- Het is voor een potentiële huurder niet eenvoudig om in een casco ruimte een voorstelling te maken van de te realiseren mogelijkheden. Met een modelkantoor staat er al een voorbeeld en huurder kan zich een betere voorstelling maken van de ruimte en de mogelijkheden.
- De huurder kan gebruik maken van de gepresenteerde contacten en leveranciers, wat veel tijd kan schelen.
- Ook voor een huurder wordt het vooraf inzichtelijk welke bijkomende uitgaven er te verwachten zijn.

De makelaar
De makelaar heeft een nieuw instrument om potentiële huurders te overtuigen. Het creëert tevens tijdens de bezichtiging met potentiële huurders een prettige omgeving om iets meer over het pand te vertellen. Snellere verhuur zal minder bezichtigingen en dus tijdsbesparing opleveren.

De leverancier
We gaan op zoek naar leveranciers die bereid zijn slechts tegen zeer beperkte (algemene) kosten wanden, vloerbedekking, meubels en dergelijke aan te leveren. Alle producten blijven eigendom van de leveranciers. De verschillende leveranciers krijgen op locatie een stuk exposure van hun product, wat ze mogen ondersteunen door brochures en visitekaartjes. Hierdoor ontstaat voor de verschillende leveranciers een reële kans in de toekomst hun producten te mogen leveren.